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Avant de pratiquer la transition de son établissement, il vous incombe de disposer du meilleur dispositif de GED. À ce sujet, il convient de notifier que cet outil de Gestion Électronique des Documents constitue une solution profitable aux enseignes. Sur ce volet, comment choisir un bon logiciel de GED pour assurer une mise en place efficace auprès de sa firme ? Éléments de réponse dans ce guide !
Définir ses besoins
Actuellement, un grand nombre de logiciels DEG pullule le marché. Pour effectuer le tri de ces outils, vous devez énumérer vos divers besoins. Alors, vous définissez le volume de fichiers électroniques traités chaque mois. Mais avant, qu’est-ce que la ged ? En effet, il faut déterminer aussi le volume mensuel de documents papier à traiter. Par ailleurs, pensez aux outils de gestion propriétaires utiles pour la société.
Opter pour un logiciel GED adapté à votre processus métiers
Au cours de votre sélection, veillez à ce que le logiciel de gestion électronique des documents choisi soit adapté à votre entreprise. Autrement dit, celui-ci doit correspondre à votre secteur de travail ainsi qu’à vos processus métiers. La gestion du courrier entrant représente une des priorités auprès des collectivités. En ce qui concerne les métiers de la grande distribution, il est de plus en plus question de gestion des factures d’acquisition, des stocks, etc. Notez que vous trouverez au sein de certains éditeurs des logiciels GED particulièrement pensés pour votre corps de profession.
Penser à la comptabilité du logiciel avec la base existante
La comptabilité de votre dispositif GED constitue également un critère de sélection indispensable à privilégier lors du choix. En réalité, le logiciel doit correspondre à votre SI (système d’information) existant. Votre base informatique déjà en place doit pouvoir sans aucune difficulté être gérée par votre solution de gestion. La collectivité des infrastructures existantes et du nouvel outil vous permet de fiabiliser le traitement de flux documentaire.
Vérifier les fonctionnalités proposées
Sachez qu’une solution idéalement dimensionnée ne regorge que des fonctions utiles à votre structure. Pour en être sûr, nous vous recommandons de passer la description du produit au peigne fin. Au cas où les distinctes fonctions ne répondraient pas à vos besoins, vous aurez à débourser énormément pour un service sans application concrète dans le quotidien de votre firme.
Prioriser les solutions intuitives
La transition numérique de la société concerne tous les collaborateurs. Grâce au nouvel outil, chacun doit facilement trouver ses marques. Prioriser les interfaces intuitives sert aux employés à aisément s’approprier de la solution GED. Assurez-vous encore que votre éditeur de solution peut vous octroyer une interface qui évolue en fonction de vos besoins. Ceci vous aide à savoir si vous bénéficiez de nouvelles améliorations et interfaces. Avec ces ressources, vous gagnez en performance.
Évaluer la qualité du suivi qu’offre votre éditeur
La solution la plus simple demande toujours un temps de formation et d’adaptation. À partir de la mise en place de la nouvelle solution de GED, vous risquez d’avoir plusieurs questions. Il est capital de pouvoir se reposer sur un éditeur disponible dans le but de fluidifier la transition.
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